October 05, 2012

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[專業涵養]簡報設計實作

本來想說告別演唱會之後,就不大會有上場的機會,上週卻有別部門的同事過來,說為了因應勞委會的要求,敝社執行聽力篩檢的同仁需要受相關教育訓練,想找我來講個四小時的課程。

我一時也興起,想說這次的執行過程順手記錄下來吧。以下就是目前為止的進度,都是我在上班空檔間做的(所以不是用平常隨身的 Moleskine 筆記本,而是用工作上的便條紙)。基本上我準備簡報的方式就是我在《簡報原力》描述的內容,在此不多贅述,有興趣的讀者不妨自己去找書來參考。

(第一張便條紙:靈感)
我做的第一件事,是把腦中想到關於這個主體所有重要、該涵蓋的東西記下來,不論其層次高低或枝節末微與否都沒關係,也不用按照邏輯順序寫下。就只是先產生一堆原始材料,看著這些材料可以開始掌握整件事的規模與範圍,設想這場演出該有哪些段落。

(第二張便條紙:安排)
接下來我做了點調查,包括聽眾人數(大約十幾人)、聽眾背景(護理人員為主)、聽眾程度(對此主題幾乎沒有)、聽眾期待(便條紙左方那三點)、預計授課時間(兩個小時一堂,每梯次兩堂)等。

於是我在紙上的剩餘空間先畫出田字型區塊,當做我的議程規劃白板,每一大格就是一小時的內容;然後每一大格再用虛線分成六小格,每格就是十分鐘的單元。下一步就是看著我在第一張便條紙寫下的原始材料,以及第二張便條紙左方的聽眾期待事項,開始把內容填進去。

這一步的關鍵在於預期聽眾的專注力維持時間,臨床人員總是相當疲勞,從頭講到尾祇會讓大家從頭睡到尾,所以我每個小時最後都會安排十分鐘的問答與休息,並且安插實機演練跟隨堂小測驗,換句話說,每次聽眾的專注力祇要能維持三十分鐘到四十分鐘左右就足以吸收。

至於兩堂課一開頭的「黃金關鍵十分鐘」,我則分別用開場展示及承先啟後的摘要複習,讓最疲勞的聽眾也有辦法把重要的印象帶回家。

(第三張便條紙:整體)
把課程填滿時間表,祇能保證把所有的東西講過一遍,但是不能保證講出來的故事前後呼應、脈絡有條理。我看著第二張便條紙上的時間表,構思能夠貫穿整個課程的主軸;我先在第三張便條紙的中央畫出一個圓圈,代表整堂課的中心,然後我往三個方向分別拉出三個軸線,這是要用來貫穿整堂課程的核心;所有的段落主題至少都會跟其中兩個主軸有緊密關係,所以我把這些段落主題分別塞進主軸線之間的空白處。

接著我利用這張圖,跟第二張便條紙上的時間表相互對比,檢查整個簡報的前進方向是否能與三個主軸間的推移相呼應?是否有不規則跳動或者不合理的地方?我還可以利用第三張便條紙上的圖,看出段落主題的分佈是否均勻或有偏廢。
(第三張便條紙,旋轉後)
由於我一開始拉出主軸的時候,是把我直覺認為最重要的「人」放在中央上方,但是作為一個臨床課程(以及為了一開頭的實機示範),必須先從「機器」切入,所以我畫了一個地圖「朝北」的符號,在圖旁標出應該把「機器」轉向上方;之後要看這張圖的時候,就可以旋轉成這樣來看。

(第四張便條紙:心智圖雛形)
接著我打算製作心智圖,當成講義來使用。第三張便條紙上的概略圖型是完美的基礎,依據這張圖旋轉後的樣子,我把各段落主題畫成分枝,逐一加上細節,很快就可以把幾乎所有該涵蓋的內容通通放進去。至於三個主軸則另外用不同顏色的線條來區分,當成段落間的分野。

這個心智圖雛形可以進一步變成聽眾手上的講義,更可以搭配第二張便條紙上的時間表,製作成簡報用的投影片(我確實也這樣做了!)

(心智圖初稿)
然後又是電腦上的工作。這次我改用 iMindMap 來當做心智圖工具,因為這個軟體比其他軟體更能畫出有機風味的心智圖,讓心智圖的重心著重在傳達概念,而非其他軟體強調的專案管理上。在目前的這個進度中(這張圖祇是初稿而已,還沒有完全完成),我除了重現第四張便條紙上的心智圖外,我還想強調第三張便條紙上草圖一開始想強調的:以人為重心,所以稍微花了點心思挑選顏色。

我用的配色軟體是 ColorSchemer Studio,利用這個軟體的選色器從敝社網頁上挑選企業形象色作為配色的基色,同時也是「個案」這個主軸的色彩,然後先用三分色訂出另外兩個主軸的色彩,再用這三個色彩的補色,降低一些彩度,當做各區段落主題的色彩。如此雖然不明說,但是卻可以把對個案的重視與敝社企業精神結合,也能描述所有段落主題均與相鄰兩主軸相關的意味。

再下一步會是回頭整理投影片,然後再根據投影片描述的故事,回頭修飾心智圖;藉由這樣的交替,可以確保簡報三元素──講者、投影片、講義互相輝映。如果你對這些事情感到有興趣,請容我在文末再次推薦我撰寫的《簡報原力》,也許書中沒有華麗的各種簡報花樣、按一個按鈕就可以賣出提案的速成藥水,但是這些都是我多年來不斷雕琢的實用技巧,強烈建議讀者諸君多加嘗試,創造傑出簡報。

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